Peter Druckerin viisaus ”kulttuuri syö strategian aamupalaksi” on monelle tuttu. Kulttuurilla tarkoitamme väljästi tapaa toimia ja usein se heijastaa organisaation kykyä muuttua ja innovoida. Kulttuuri vaikuttaa moneen, mutta onko kuitenkin niin, että ”rahalla saa ja hevosella pääsee”, eli pitäisikö sanonta muuttaa muotoon ”budjetointi syö strategian aamupalaksi”?

Loppukesä tarkoittaa paitsi paluuta ”sorvin ääreen” myös monelle meistä syksyn budjetointikierroksen alkua. Isoissa organisaatioissa sykli on usein kaksivaiheinen. Keväällä tehdään strategiapäivitykset ja syksyllä ne jauhetaan toimenpiteiksi, jotka arvotetaan työmäärissä ja rahassa. Kysymys kuuluukin: Mitä tapahtuu strategialle ja sen toimeenpanolle budjettimyllytyksen tiimellyksessä kun raha on suhdanteiden johdosta entistä tiukemmassa?

Strategia ja toimeenpano ovat kaksi eri asiaa?

Ennenkuin arvioimme toimeenpanon vaikeutta, lienee parasta paneutua siihen ovatko strategian määrittely ja toimeenpano eri asioita? Ja onko osallistava strategiaprosessi oikotie onneen? Osallistava strategiaprosessi on siis lyhyesti kuvattuna lähestymistapa, jossa organisaation strategian kehittäminen tapahtuu avoimen ja osallistavan vuorovaikutuksen kautta. Prosessi pyrkii saamaan eri sidosryhmät ja työntekijät mukaan strategian suunnitteluun ja päätöksentekoon. Parhaimmillaan se johtaa parempiin päätöksiin, laajempaan sitoutumiseen ja tehokkaampaan strategian toteuttamiseen. Huonoimmillaan strategiatyö kuormittaa organisaatiota ja sidosryhmiä, ja törmää budjettiraamiin joka käytännössä vesittää tehdyn työn.

Tohtorin johtopäätös: Osallistava tai ei, määritelty strategia muuttuu toimepiteiksi tarkemman suunnitteluprosessin kautta, jota usein budjetoinniksi sanotaan.

Miltä hyvä näyttää?

Hyvän toimeenpanon avaimet löytyvät budjetoinnista, joka toivottavasti lähtee liikkeelle strategisista prioriteeteista noudatellen seuraavia kolmea periaatetta:

• Selkeät prioriteetit ja pois valitseminen: Toteutustodennäköisyys paranee, jos strategiassa ei ole enempää kuin yhden käden sormilla laskettava määrä asioita, joita oikeasti tehdään ja selkeä lista asioista, joita ei tehdä. Kuulostaa yksinkertaiselta? Sitä se onkin, mutta haasteena on usein se, että ”kaikki on tärkeää” ja ”mitään ei voi jättää tekemättä”.
• Vaiheistettu aikataulu ja tiekartta, joka kuvaa asioiden riippuvuudet: On asioita, jotka pitää tehdä heti, ja sellaisia jotka voivat odottaa. Monella organisaatiolla on huomattavan optimistinen kuva muutoksen tekemisen kyvykkyydestä ja nopeudesta. Olen monesti miettinyt olisiko lopputulos parempi, jos tekemisestä otettaisiin puolet pois? Kannustankin lämpimästi ”vähemmän on enemmän” ajatteluun.
• Operatiivisen toiminnan ja kehityksen tasapaino: Perus(liike)toimintojen organisointi ja toimintakyvykkyydet ovat tärkeitä nykyliiketoiminnan jatkuvuuden turvaamisen kannalta, mutta niin on myös eri aikajänteellä tapahtuva kehitys. Erityisesti suuremman epävarmuuden ja pitkän aikajänteen kehityksessä kannattaa myös pohtia kumppanoitumisen mahdollisuuksia. Ekosysteemit ovat oiva työkalu yhdessä oppimiseen ja kehittämiseen epävarmuuden vallitessa.

Tohtorin johtopäätös: Hyvä strategia keskittyy siis harvoihin, hyvin valittuihin prioriteetteihin, joiden väliset riippuvuudet on helppo hahmottaa. Hyvä strategia myös tasapainottaa nykyliiketoiminnan ja kehityksen. Sen pohjalta voidaan varmistaa, että strategia ohjaa toimintaa ja budjetointia.

PS. Lukeminen kannattaa aina!

Kesän kuluessa olen lukenut ja kuunnellut erilaisia sisältöjä laidasta laitaan. Kaunokirjallisuutta, dekkareita, lehtiä ja jopa ammattikirjallisuutta. Valmistautuessani luennoimaan Aallon Kauppakorkean kesäkoulussa teemasta ”Leadership in the Digital Age” palasin strategiakirjallisuuden ytimeen lukemalla vanhan suosikkini Henry Mintzbergin kirjan ”Strategy Safari”. Jos ette ole jo lukeneet, niin kannattaa lukea. Siinä pohditaan strategian ”tekemisen” ja ”toimeenpanon” logiikkaa kymmenestä eri näkökulmasta. Joskus tuntuukin, että strategiakeskustelun aluksi voisi olla hyvä sopia, mitä strategialla oikein tarkoitetaan. Näin päästäisiin nopeammin kiinni toimeenpanon ytimeen.

Jos organisaatiosi tarvitsee apua strategian ja budjetoinnin yhdistämisessä, otathan yhteyttä!